Knowledge Management

A.    Pengertian Knowledge Management

Knowledge management atau Manajemen Pengetahuan adalah umpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Fokus dari manajemen pengetahuan adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.

Terdapat beberapa definisi manajemen pengetahuan, yang dirangkum Singh dalam Cut Zurnali (2008), yaitu:

1.   Menurut Dimttia dan Oder (2001), manajemen pengetahuan adalah mengenai penggalian dan pengorganisasian pengetahuan untuk mengembangkan organisasi yang menguntungkan dan lebih efisien. Secara terperinci Dimttia dan Oder memaparkan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses menangkap keahlian kolektif organisasional, di mana pun pengetahuan tersebut berada, baik di dalam database, pada paper-paper, atau di kepala orang, dan kemudian mendistribusikan pengetahuan tersebut ke mana pun agar dapat menghasilkan pencapaian yang terbesar.

2.   Menurut Wiig (1999), manajemen pengetahuan adalah bangunan sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuan, dan aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenaan dengan pengetahuan organisasi dan pengembalian kembali aset pengetahuan organisasi.

3.   Menurut Townley (2001), manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagi pengetahuan ke seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan organisasi. Jadi, manajemen pengetahuan adalah mengenai meningkatkan penggunaan pengetahuan organisasional melalui praktik-praktik manajemen informasi dan pembelajaran organisasi untuk mencapai keunggulan kompetetitif dalam pengambilan keputusan.

Cut Zurnali (2008) men 1986, saat menulis buku pertamanya mengenai topik Knowledge Management Foundations yang dipublikasikan pad gemukakan istilah knowledge management pertama sekali digunakan oleh Wiig pada tahun a tahun 1993. Knowledge management merupakan kekhususan organisasi (organization-specific), ketika perhatian dasarnya adalah ekploitasi dan pengembangan organizational knowledge assets kepada tujuan-tujuan organisasi selanjutnya. Knowledge management bukan merupakan sesuatu yang lebih baik (better things), tapi untuk mengetahui bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih baik (things better).

B.    Model Konseptual Manajemen Pengetahuan

Despress dan Chauval menganalisis sepuluh model konseptual KM yang diungkapkan oleh beberapa pakar dan sekaligus praktisi. Dari kesepuluh model yang diungkapkan Despres dan Chauval tersebut, penulis mencoba mengklasifikasikannya kedalam dua kategori, yaitu kategori sederhana dan kategori kompleks sebagai berikut:

Model Konseptual KM Sederhana:

1.    Model SECI (Nonaka, dkk)

2.    Model OK Net (Carayannis)

3.    Model Intelectual Capital (Edvinsson)

4.    Model Ecology of KM (Snowden)

5.    Model Taxonomy of KM (Despres &Chauval)

Model Konseptual KM Kompleks:

1.    Model N-Form Organization (Hedlund)

2.    Model Three Pillars of KM (Wiig)

3.    Model Intellectual Capital Management (Van Burren)

4.    Model Knowing and Knowledge (Earl)

5.    Model Knowledge Management Processes (Inkpen & Dinur)

C.   Unsur-Unsur Manajemen Pengetahuan

Dalam bagian akhir bukunya, sebenarnya, Despres dan Chauval membahas tentang unsur-unsur Knowledge Management mengacu pada kesepuluh model tersebut. Unsur-unsur tersebut meliputi: waktu, bentuk dan jenis pengetahuan, ruang social, konteks, transformasi dan dinamika, penghubung dan media, dan budaya pengetahuan. Unsur-unsur KM tersebut dapat diklasifikasikan kedalam suatu konstelasi yang mudah dipahami. Unsur-unsur KM dapat diidentifikasi kedalam beberapa aspek, yaitu apa, siapa, bagaimana, dan dimana.

·         Apa; adalah acuan tentang obyek sentral yang dikelola dalam KM. Bicara obyek KM maka terdiri dari dua jenis, yaitu pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). Walapun beberapa pakar menamakannya dengan istilahberbeda, seperti articulated knowledge (Model N-Form Organization, Hedlund) untukpengetahuan eksplisit atau knowing (Model Knowling and Knowledge, Earl dan Model OK Net, Carayannis) untuk pengetahuan (knowledge). Obyek sentral ini, pada akhirnyaakan menjadi asset intelektual, modal intelektual dan menjadi human capital bagiorganisasi (Model Edvinsson, Model Snowden, Model Van Buren).

·         Siapa; adalah acuan tentang aktor pelaksana daripada KM tersebut dalam proses implementasinya. Aktor pelaksana tersebut adalah agregasi sosial yang meliputi individu (dalam dan luar organisasi, kelompok/komunitas (dalam dan luar organisasi), dan organisasi itu sendiri. Secara eksplist terlihat pada model SECI-Nonaka, model Earl, model N-Form,

·         Bagaimana; adalah acuan tentang bagaimana proses obyek dan aktor pelaksana KMmemperoleh dan mentrasnformasi pengetahuan. Nonaka menamakannya dengandinamika interaksi (interaction dynamic). Dalam semua model membahas bagaimana proses aktifitas atau interaksi yang sebaiknya terjadi, tapi tidak semua secara eksplisit menjelaskan bagaimana peran teknologi dalam mendukung proses tersebut. Misal, bagaimana pengetahuan tacit dikonversi menjadi tacit lain (sosialisasi menurut Nonaka, penciptaan kompetensi menurut Snowden, atau not knowing what you know dan not knowing what you don’tknow menurut Earl yang diadaptasi oleh Carayannis), dari tacit menjadi eksplisit, darieksplisit menjadi eksplisit, dan dari eksplisit menjadi tacit dengan berbagai istilah.

·         Dimana; adalah acuan tentang ruang atau tempat dimana dinamika interaksi atau aktifitas perolehan dan penciptaan pengetahuan terjadi. Hampir semua model menjelaskan level ruang sosial dimana aktifitas terjadi, yaitu level individu, kelompok, organisasi dan lintas organisasi. Model yang menjelaskan ruang atau tempat dimana interaksi pengetahuan terjadi adalah model Nonaka-Konno (Model SECI yang diadaptasi, 1998) yang mengistilahkannya dengan Ba (originating Ba, Interacting Ba, Cyber Ba, dan Exercising Ba). Mengenai ruang ini, secara implisit semua model menjelaskan bahwa interaksi pengetahuan dapat terjadi secara face to-face, real time (synchronous), maupun tidak real time (asynchronous) melalui dunia maya (cyber world).

D.   Sistem Pakar (Expert System) dalam Knowledge Management

Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat alur skema penerapan atau aplikasi dalam suatu organisasi, yaitu:

1.   Case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;

2.   Rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian aturan-aturan yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumit yang sedang dihadapi;

3.   Model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge;

4.   Constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara Rule-based reasoning (RBR) dan Model-based reasoning (MBR).

Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam bentuk:

1.   Proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan (menyebarkan) knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,

2.   Kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date,

3.   Menggunakan ICT (Information and Communication Technology) yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,

4.   Adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi sistem pakar (expert systems);

5.   Analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,

6.   Mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,

7.   Mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,

8.   Mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bila mana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,

9.   Memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on-line atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

Birkinsaw dalam Cut Zurnali (2008) juga menggaris bawahi tiga keadaan yang sangat memengaruhi berhasil atau tidaknya knowledge management yaitu:

1.   Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga untuk mendaur-ulang knowledge yang sudah ada.

2.   Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi.

3.   Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama.

Dengan demikian, knowledge management akan membuat berbagi informasi (shared information) tersebut menjadi bermanfaat. Knowledge management termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektivitas organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan.

E.    Tujuan dari Knowledge Management

Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Davenport et.al (1988) dalam Cut Zurnali (2008) menjelaskan sasaran umum dari sistem knowledge management dalam praktik adalah sebagai berikut:

1.   Menciptakan knowledge: Knowledge diciptakan seiring dengan manusia menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi;

2.   Menangkap knowledge: Knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal dan dapat dicerna;

3.   Menjaring knowledge: Knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;

4.   Menyimpan knowledge: Knowledge yang bermanfaat harus dapat disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya atau menggunakannya;

5.   Mengolah knowledge: Sebagaimana sebuah perpustakaan (library), knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah knowledge tersebut relevan atau akurat.

6.   Menyebarluaskan knowledge: Knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang atau anggota dalam organisasi yang memerlukan knowledge tersebut, di mana pun dan tersedia setiap saat.

Sumber:  Uwes Anis Chaeruman,  Analisis Model Konseptual tentang “KNOWLEDGE MANAGEMENT”