Komunikasi

A.   Pengertian Komunikasi

Komunikasi ialah proses penyampaian atau penerimaan pesan  dari satu orang kepada orang lain, baik langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan maupun bahasa nonverbal.

Pengertian komunikasi menurut beberapa ahli:

-           Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan (Effendy, 2000 : 13).

-          Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain (Handoko, 2002 : 30).

-          Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi : pentransferan makna di antara anggota-anggotanya. Hanya lewat pentransferan makna dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan. Tetapi komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna tetapi harus juga dipahami (Robbins, 2002 : 310)

B.   Komponen-Komponen Komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

-          Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

-          Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

-          Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

-          Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

-          Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

-          Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

C.   Model-Model Komunikasi

Model komunikasi dibuat untuk membantu dalam memberi pengertian tentang komunikasi dan juga untuk menspesifikasi bentuk-bentuk komunikasi yang ada dalam hubungan antar manusia.

Fungsi Model Menurut gordon wiseman dan larry barkera :

1.    Melukiskan proses komunikasi

2.    Menunjukkan hubungan visual

3.    Membantu dalam menemukan dan memperbaiki kemacetan komunikasi

Ada beberapa model komunikasi yang perlu diketahui dalam memenuhi komunikasi antar manusia, yaitu :

1.    Model Lasswell

Model ini menggambarkan komunikasi dalam ungkapan who says what in which channel to whom with what effect. atau dalam bahasa Indonesia adalah, siapa mengatakan apa dengan medium apa kepada siapa dengan pengaruh apa?

Model ini sering digunakan pada komunikasi massa.

2.    Model S-R (Stimulus-Respon)

Model ini merupakan model yang paling dasar dalam ilmu komunikasi. Model ini menunjukan komunikasi sebagai sebuah proses aksi reaksi. Model ini beranggapan bahwa kata-kata verbal, tanda-tanda nonverbal, gambar-gambar, dan tindakan akan merangsang orang lain untuk memberikan respon dengan cara tertentu. Kita dapat juga mengatakan bahwa proses ini merupakan perpindahan informasi ataupun gagasan.

3.    Model Aristoteles

Model ini merupakan model yang paling klasik dalam ilmu komunikasi. Bisa juga disebut sebagai model retorikal. Model ini membuat rumusan tentang model komunikasi verbal yang petama. Komunikasi terjadi saat pembicara menyampaikan pesannya kepada khalayak dengan tujuan mengubah perilaku mereka. Model ini mempunyai 3 bagian dasar dari komunikasi. pembicara (speaker), pesan (message), dan pendengar (listener). Model ini lebih berorientasi pada pidato. Terutama pidato untuk mempengaruhi orang lain.

Menurut Aristoteles, pengaruh dapat dicapai oleh seseorang yang dipecaya oleh publik, alasan, dan juga dengan memainkan emosi publik.

4.    Model Berlo

Model ini juga dikenal sbg model SMCR. Sumber (Source), pesan (Message), saluran (Channel), dan penerima (Receiver). Sumber adalah pembuat pesan. Pesan adalah gagasan yang diterjemahkan atau kode yang berupa simbol-simbol. Saluran adalah media yang membawa pesan. Dan penerima adalah target dari komunikasi itu sendiri.

Menurut model ini, sumber dan penerima dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut : kemampuan berkomunikasi, perilaku, pengetahuan, sistem sosial, dan budaya. Pesan merupakan perluasan yang berdasarkan elemen, struktur, isi, pemeliharaan, dan kode. Dan saluran adalah panca indera manusia.

5.    Model Schramm

Komunikasi dianggap sebagai interaksi dengan kedua pihak yang menyandi (encode) – menafsirkan (interpret) – menyandi ulang (decode) – mentransmisikan (transmit) – dan menerima sinyal (signal). Schramm berpikir bahwa komunikasi selalu membutuhkan setidaknya tiga unsur : sumber (source), pesan (message), dan tujuan (destination. Sumber dapat menyandi pesan, dan tujuan dapat menyandi balik pesan, tergantung dari pengalaman mereka masing-masing.

D.   Fungsi-Fungsi Komunikasi

Fungsi komunikasi adalah :

1.       Kendali : komunikasi bertindak untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.

2.        Motivasi : komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.

3.       Pengungkapan emosional : bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

4.       Informasi : komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif (Robbins, 2002 : 310-311).

Sumber:

-           http://jurnal-sdm.blogspot.com/2007/12/komunikasi-arti-fungsi-dan-bentuk.html

-          http://afriliaernes.wordpress.com/2013/04/20/model-model-komunikasi/

Kepercayaan

A.      Pengertian Kepercayaan

Kepercayaan (trust) berarti keyakinan terhadap integritas, kemampuan, atau karakter seseorang atau sesuatu. Dalam berorganisasi kepercayaan adalah hal yang penting karena itu akan membantu mengatur kompleksitas, membantu mengembangkan kapasitas aksi, meningkatkan kolaborasi dan meningkatkan kemampuan pembelajaran organisasi.

Menurut beberapa ahli, berikut adalah pengertian dari kepercayaan:

-       Das dan Teng (1998):  “Derajat di mana seseorang yang percaya menaruh sikap positif terhadap keinginan baik dan keandalan orang lain yang dipercayanya di dalam situasi yang berubah ubah dan beresiko. “

-       Rousseau et al (1998): “Bagian psikologis yang terdiri dari keadaan pasrah untuk menerima kekurangan berdasarkan harapan positif dari niat atau perilaku orang lain.”

-       Mayer (1995): ” Keinginan suatu pihak untuk menjadi pasrah/menerima tindakan dari pihak lain berdasarkan pengharapan bahwa pihak lain tersebut akan melakukan sesuatu tindakan tertentu yang penting bagi pihak yang memberikan kepercayaan, terhadap kemampuan memonitor atau mengendalikan pihak lain. “

-       Doney et.al. (1998): “Sesuatu yang diharapkan dari kejujuran dan perilaku kooperif yang berdasarkan saling berbagi norma-norma dan nilai yang sama.”

Jadi dapat disimpulkan bahwa kepercayaan dalam hal ini berarti keadaan dimana seorang individu dapat mengharapkan sifat positif dari individu atau organisasi lain dalam situasi apapun.

Robbins (2008), menyatakan bahwa “The essence of leadership is trust” (esensi kepemimpinan adalah kepercayaan). Ada lima kunci dalam membangun sebuah kepercayaan, yaitu:

1.      Integritas

2.      Kompetensi

3.      Konsistensi

4.      Kesetiaan

5.      Keterbukaan

Ada tiga jenis kepercayaan dalam hubungan organisasi:

1.       Kepercayaan berdasarkan penolakan

Kepercayaan yang didasarkan pada ketakutan akan pembalasan jika kepercayaan dilanggar.  Bawahan sebenarnya tidak mempercayai atasannya tetapi karena takut hal itu akan berdampak yang tidak diinginkan maka dia memberikan kepercayaan semu ke pada atasannya.

2.       Kepercayaan berbasiskan pengetahuan

Kepercayaan yang diberikan bawahan kepada atasan yang didasarkan pada keyakinan bahwa atasannya memang benar dan kapabel.

3.       Kepercayaan yang berbasis identifikasi

Kepercaayaan berdasarkan pemahaman timbal-balik tentang setiap instansi pihak lain dan penghargaan atas kemauan dan keinginan pihak lain.

B.      Membangun Kepercayaan

Menurut Reinhartz & Beach (2004) ada empat cara untuk membangun kepercayaan.

1.       Mampu menyesuaikan diri

Pemimpin yang mampu menyesuaikan diri adalah pemimpin yang mudah beradapatasi dengan lingkungan yang selalu berubah-ubah dengan cepatnya. Ia harus fleksibel. Fleksibel ialah bersifat luwes kepada siapa saja dalam pergaulan. Dalam konteks sekolah, fleksisbilitas ialah keluwesan-keluwesan yang diberikan kepada sekolah untuk mengelola sekolah dengan baik dalam rangka meningkatkan kualitas sekolah. Pemimpin yang teguh pada pendiriannya (Persistent).

2.       Kepedulian

Kepedulian (caring) berkorelasi positif dengan kepercayaan. Pemimpin harus bisa menjadi sandaran bagi para pengikutnya tatkala mereka merasa lelah, cemas, frustrasi, dan kehilangan motivasi. Pemimpin secacam ini akan mampu membangun kedekatan emosional dengan para pengikutnya. Demikian pula sebaliknya.

3.       Menciptakan Visi dan Budaya

Pemimpin dapat menciptakan visi yang dapat dijadikan motivasi bagi para anggotanya. Dengan ini anggota merasa dipercaya dan juga dapat mempercayai pemimpin organisasi. Pemimpin juga harus bisa menciptakan budaya yang baik di organisasi, karena dengan budaya yang baik para anggota dapat mempercayai pimpinan dan juga bisa menjadi individu yang dapat dipercaya.

4.       Komitmen

Komitmen pada setiap karyawan sangat penting karena dengan suatu komitmen seorang karyawan dapat menjadi lebih bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dibanding dengan karyawan yang tidak mempunyai komitmen. Biasanya karyawan yang memiliki suatu komitmen, akan bekerja secara optimal sehingga dapat mencurahkan perhatian, pikiran, tenaga dan waktunya untuk pekerjaanya, sehingga apa yang sudah dikerjakannya sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.

Sumber:

-       http://id.shvoong.com/business-management/human-resources/2184805-pengertian-kepercayaan-trust/

-       Makalah Kelompok 4

Motivasi

A.   Pengertian Motivasi

Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan Y Douglas McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang. Berbeda dengan motivasi dalam pengertian yang berkembang di masyarakat yang seringkali disamakan dengan semangat.

Berikut adalah pengertian motivasi dari beberapa ahli.

-       Menurut Uno (2007), motivasi dapat diartikan sebagai dorongan internal dan eksternal dalam diri seseorang yang diindikasikan dengan adanya; hasrat dan minat; dorongan dan kebutuhan; harapan dan cita-cita; penghargaan dan penghormatan. 

-       Menurut Weiner (1990) yang dikutip Elliot et al. (2000), motivasi didefenisikan sebagai kondisi internal yang membangkitkan kita untuk bertindak, mendorong kita mencapai tujuan tertentu, dan membuat kita tetap tertarik dalam kegiatan tertentu.

-       Menurut Makmun (2003) Motivasi menjadi suatu kekuatan, tenaga atau daya, atau suatu keadaan yang kompleks dan kesiapsediaan dalam diri individu untuk bergerak ke arah tujuan tertentu, baik disadari maupun tidak disadari.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Motivasi adalah suatu dorongan yang membuat kita bertindak menuju suatu tujuan.

B.   Motivasi dalam Kerja

yang dimaksud dengan motivasi kerja adalah mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan ketrampilannya untuk mewujudkan tujuan organisasi.

Berikut adalah pengertian dari motivasi kerja menurut beberapa ahli

-       Ellen A Benowitz, “motivasi kerja adalah kekuatan yang menyebabkan individu bertindak dengan cara tertentu. Orang punya motivasi tinggi akan lebih giat bekerja, sementara yang rendah sebaliknya.”

-        John R. Schemerhorn, “motivasi kerja  yaitu mengacu pada pendorong di dalam individu yang berpengaruh atas tingkat, arah dan gigihnya upaya seseorang dalam pekerjaannya.”

-        George R. Terry, “motivasi kerja adalah suatu keinginan dalam diri seseorang yang mendorongnya untuk bertindak sesuatu”.

Jadi dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja adalah sebuah motivasi yang mempengaruhi kinerja seseorang dalam suatu organisasi.

C.   Teori Motivasi

1.    Teori Hieraki Kebutuhan

Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu fisiologis, rasa aman, social, penghargaan, dan aktualisasi diri.

Maslow memisahkan lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan. Kebutuhan fisiologis dan rasa aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah sedangkan kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai kebutuhan tingkat atas.Perbedaan antara kedua tingkat tersebut adalah dasar pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara internal sementara kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal.

2.    Teori X dan Y

Douglas McGregor menemukan teori X dan teori Y setelah mengkaji cara para manajer berhubungan dengan para karyawan.  Kesimpulan yang didapatkan adalah pandangan manajer mengenai sifat manusia didasarkan atas beberapa kelompok asumsi tertentu dan bahwa mereka cenderung membentuk perilaku mereka terhadap karyawan berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.

Ada empat asumsi yang dimiliki manajer dalam teori X.

·         Karyawan pada dasarnya tidak menyukai pekerjaan dan sebisa mungkin berusaha untuk menghindarinya.

·         Karena karyawan tidak menyukai pekerjaan, mereka harus dipakai, dikendalikan, atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.

·         Karyawan akan mengindari tanggung jawab dan mencari perintah formal, di mana ini adalah asumsi ketiga.

·         Sebagian karyawan menempatkan keamanan di atas semua faktor lain terkait pekerjaan dan menunjukkan sedikit ambisi.

Bertentangan dengan pandangan-pandangan negatif mengenai sifat manusia dalam teori X, ada pula empat asumsi positif yang disebutkan dalam teori Y.

·         Karyawan menganggap kerja sebagai hal yang menyenangkan, seperti halnya istirahat atau bermain.

·         Karyawan akan berlatih mengendalikan diri dan emosi untuk mencapai berbagai tujuan.

·         Karyawan bersedia belajar untuk menerima, mencari, dan bertanggungjawab. *Karyawan mampu membuat berbagai keputusan inovatif yang diedarkan ke seluruh populasi, dan bukan hanya bagi mereka yang menduduki posisi manajemen.

D.   Area Motivasi Manusia

Menurut Carol Wade dalam Psikologi: Jilid 2 (2007), ada empat area utama motivasi manusia adalah makanan, cinta, seks, dan pencapaian.Tujuan-tujuan yang mendasari motivasi ditentukan sendiri oleh individu yang melakukannya, individu dianggap tergerak untuk mencapai tujuan karena motivasi intrinsik (keinginan beraktivitas atau meraih pencapaian tertentu semata-mata demi kesenangan atau kepuasan dari melakukan aktivitas tersebut), atau karena motivasi ekstrinsik, yakni keinginan untuk mengejar suatu tujuan yang diakibatkan oleh imbalan-imbalan eksternal. disamping itu terdapat pula fsktor yang lain yang mendukung diantaranya ialah faktor internal yang datang dari dalam diri orang itu sendiri.

E.   Variabel Motivasi

Kerlinger, N. Fred dan Elazar J. Pedhazur (1987) dalam Cut Zurnali (2004) menyatakan bahwa variabel motivasi terdiri dari: (1) Motif atas kebutuhan dari pekerjaan (Motive); (2) Pengharapan atas lingkungan kerja (Expectation); (3) Kebutuhan atas imbalan (Insentive). Hal ini juga sesuai dengan yang di kemukakan Atkinson (William G Scott, 1962: 83), memandang bahwa motivasi adalah merupakan hasil penjumlahan dari fungsi-fungsi motive, harapan dan insentif (Atkinson views motivation strengh in the form of an equattion-motivation = f (motive + expectancy + incentive).

-       Motif

Menurut Cut Zurnali (2004), motif adalah faktor-faktor yang menyebabkan individu bertingkah laku atau bersikap tertentu. Jadi dicoba untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti kebutuhan apa yang dicoba dipuaskan oleh seseorang? Apa yang menyebabkan mereka melakukan sesuatu pekerjaan atau aktivitas. Ini berarti bahwa setiap individu mempunyai kebutuhan yang ada di dalam dirinya (inner needs) yang menyebabkan mereka didorong, ditekan atau dimotivasi untuk memenuhinya. Kebutuhan tertentu yang mereka rasakan akan menentukan tindakan yang mereka lakukan.

-       Harapan

Mengacu pada pendapat Victor Vroom, Cut Zurnali (2004)mengemukakan bahwa ekspektasi adalah adanya kekuatan dari kecenderungan untuk bekerja secara benar tergantung pada kekuatan dari pengharapan bahwa kerja akan diikuti dengan pemberian jaminan, fasilitas dan lingkungan atau outcome yang menarik.

-       Insentif

Mengacu pada pendapat Robert Dubin (1988) yang menyatakan bahwa pada dasarnya incentive itu adalah peransang,  insentif adalah perangsang yang menjadikan sebab berlangsungnya kegiatan, memelihara kegiatan agar mengarah langsung kepada satu tujuan yang lebih baik dari yang lain

Knowledge Management

A.    Pengertian Knowledge Management

Knowledge management atau Manajemen Pengetahuan adalah umpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Fokus dari manajemen pengetahuan adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.

Terdapat beberapa definisi manajemen pengetahuan, yang dirangkum Singh dalam Cut Zurnali (2008), yaitu:

1.   Menurut Dimttia dan Oder (2001), manajemen pengetahuan adalah mengenai penggalian dan pengorganisasian pengetahuan untuk mengembangkan organisasi yang menguntungkan dan lebih efisien. Secara terperinci Dimttia dan Oder memaparkan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses menangkap keahlian kolektif organisasional, di mana pun pengetahuan tersebut berada, baik di dalam database, pada paper-paper, atau di kepala orang, dan kemudian mendistribusikan pengetahuan tersebut ke mana pun agar dapat menghasilkan pencapaian yang terbesar.

2.   Menurut Wiig (1999), manajemen pengetahuan adalah bangunan sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuan, dan aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenaan dengan pengetahuan organisasi dan pengembalian kembali aset pengetahuan organisasi.

3.   Menurut Townley (2001), manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagi pengetahuan ke seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan organisasi. Jadi, manajemen pengetahuan adalah mengenai meningkatkan penggunaan pengetahuan organisasional melalui praktik-praktik manajemen informasi dan pembelajaran organisasi untuk mencapai keunggulan kompetetitif dalam pengambilan keputusan.

Cut Zurnali (2008) men 1986, saat menulis buku pertamanya mengenai topik Knowledge Management Foundations yang dipublikasikan pad gemukakan istilah knowledge management pertama sekali digunakan oleh Wiig pada tahun a tahun 1993. Knowledge management merupakan kekhususan organisasi (organization-specific), ketika perhatian dasarnya adalah ekploitasi dan pengembangan organizational knowledge assets kepada tujuan-tujuan organisasi selanjutnya. Knowledge management bukan merupakan sesuatu yang lebih baik (better things), tapi untuk mengetahui bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih baik (things better).

B.    Model Konseptual Manajemen Pengetahuan

Despress dan Chauval menganalisis sepuluh model konseptual KM yang diungkapkan oleh beberapa pakar dan sekaligus praktisi. Dari kesepuluh model yang diungkapkan Despres dan Chauval tersebut, penulis mencoba mengklasifikasikannya kedalam dua kategori, yaitu kategori sederhana dan kategori kompleks sebagai berikut:

Model Konseptual KM Sederhana:

1.    Model SECI (Nonaka, dkk)

2.    Model OK Net (Carayannis)

3.    Model Intelectual Capital (Edvinsson)

4.    Model Ecology of KM (Snowden)

5.    Model Taxonomy of KM (Despres &Chauval)

Model Konseptual KM Kompleks:

1.    Model N-Form Organization (Hedlund)

2.    Model Three Pillars of KM (Wiig)

3.    Model Intellectual Capital Management (Van Burren)

4.    Model Knowing and Knowledge (Earl)

5.    Model Knowledge Management Processes (Inkpen & Dinur)

C.   Unsur-Unsur Manajemen Pengetahuan

Dalam bagian akhir bukunya, sebenarnya, Despres dan Chauval membahas tentang unsur-unsur Knowledge Management mengacu pada kesepuluh model tersebut. Unsur-unsur tersebut meliputi: waktu, bentuk dan jenis pengetahuan, ruang social, konteks, transformasi dan dinamika, penghubung dan media, dan budaya pengetahuan. Unsur-unsur KM tersebut dapat diklasifikasikan kedalam suatu konstelasi yang mudah dipahami. Unsur-unsur KM dapat diidentifikasi kedalam beberapa aspek, yaitu apa, siapa, bagaimana, dan dimana.

·         Apa; adalah acuan tentang obyek sentral yang dikelola dalam KM. Bicara obyek KM maka terdiri dari dua jenis, yaitu pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). Walapun beberapa pakar menamakannya dengan istilahberbeda, seperti articulated knowledge (Model N-Form Organization, Hedlund) untukpengetahuan eksplisit atau knowing (Model Knowling and Knowledge, Earl dan Model OK Net, Carayannis) untuk pengetahuan (knowledge). Obyek sentral ini, pada akhirnyaakan menjadi asset intelektual, modal intelektual dan menjadi human capital bagiorganisasi (Model Edvinsson, Model Snowden, Model Van Buren).

·         Siapa; adalah acuan tentang aktor pelaksana daripada KM tersebut dalam proses implementasinya. Aktor pelaksana tersebut adalah agregasi sosial yang meliputi individu (dalam dan luar organisasi, kelompok/komunitas (dalam dan luar organisasi), dan organisasi itu sendiri. Secara eksplist terlihat pada model SECI-Nonaka, model Earl, model N-Form,

·         Bagaimana; adalah acuan tentang bagaimana proses obyek dan aktor pelaksana KMmemperoleh dan mentrasnformasi pengetahuan. Nonaka menamakannya dengandinamika interaksi (interaction dynamic). Dalam semua model membahas bagaimana proses aktifitas atau interaksi yang sebaiknya terjadi, tapi tidak semua secara eksplisit menjelaskan bagaimana peran teknologi dalam mendukung proses tersebut. Misal, bagaimana pengetahuan tacit dikonversi menjadi tacit lain (sosialisasi menurut Nonaka, penciptaan kompetensi menurut Snowden, atau not knowing what you know dan not knowing what you don’tknow menurut Earl yang diadaptasi oleh Carayannis), dari tacit menjadi eksplisit, darieksplisit menjadi eksplisit, dan dari eksplisit menjadi tacit dengan berbagai istilah.

·         Dimana; adalah acuan tentang ruang atau tempat dimana dinamika interaksi atau aktifitas perolehan dan penciptaan pengetahuan terjadi. Hampir semua model menjelaskan level ruang sosial dimana aktifitas terjadi, yaitu level individu, kelompok, organisasi dan lintas organisasi. Model yang menjelaskan ruang atau tempat dimana interaksi pengetahuan terjadi adalah model Nonaka-Konno (Model SECI yang diadaptasi, 1998) yang mengistilahkannya dengan Ba (originating Ba, Interacting Ba, Cyber Ba, dan Exercising Ba). Mengenai ruang ini, secara implisit semua model menjelaskan bahwa interaksi pengetahuan dapat terjadi secara face to-face, real time (synchronous), maupun tidak real time (asynchronous) melalui dunia maya (cyber world).

D.   Sistem Pakar (Expert System) dalam Knowledge Management

Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat alur skema penerapan atau aplikasi dalam suatu organisasi, yaitu:

1.   Case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;

2.   Rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian aturan-aturan yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumit yang sedang dihadapi;

3.   Model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge;

4.   Constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara Rule-based reasoning (RBR) dan Model-based reasoning (MBR).

Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam bentuk:

1.   Proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan (menyebarkan) knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,

2.   Kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date,

3.   Menggunakan ICT (Information and Communication Technology) yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,

4.   Adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi sistem pakar (expert systems);

5.   Analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,

6.   Mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,

7.   Mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,

8.   Mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bila mana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,

9.   Memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on-line atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

Birkinsaw dalam Cut Zurnali (2008) juga menggaris bawahi tiga keadaan yang sangat memengaruhi berhasil atau tidaknya knowledge management yaitu:

1.   Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga untuk mendaur-ulang knowledge yang sudah ada.

2.   Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi.

3.   Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama.

Dengan demikian, knowledge management akan membuat berbagi informasi (shared information) tersebut menjadi bermanfaat. Knowledge management termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektivitas organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan.

E.    Tujuan dari Knowledge Management

Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Davenport et.al (1988) dalam Cut Zurnali (2008) menjelaskan sasaran umum dari sistem knowledge management dalam praktik adalah sebagai berikut:

1.   Menciptakan knowledge: Knowledge diciptakan seiring dengan manusia menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi;

2.   Menangkap knowledge: Knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal dan dapat dicerna;

3.   Menjaring knowledge: Knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;

4.   Menyimpan knowledge: Knowledge yang bermanfaat harus dapat disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya atau menggunakannya;

5.   Mengolah knowledge: Sebagaimana sebuah perpustakaan (library), knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah knowledge tersebut relevan atau akurat.

6.   Menyebarluaskan knowledge: Knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang atau anggota dalam organisasi yang memerlukan knowledge tersebut, di mana pun dan tersedia setiap saat.

Sumber:  Uwes Anis Chaeruman,  Analisis Model Konseptual tentang “KNOWLEDGE MANAGEMENT”